AGM Jahresmitgliederversammlung

Empfehlungen für die Ausrichtung der nationalen Mitgliederversammlung (Annual General Meeting „AGM“) von Old Tablers Deutschland.

Nach der Satzung von Old Tablers Deutschland findet jährlich eine Mitgliederversammlung (Jahresgeneralversammlung AGM) statt. Das AGM soll möglichst an wechselnden Orten in Deutschland durchgeführt werden.

1. Bewerbung
Als Ausrichter eines AGM können sich die Old Tablers-Tische zwei Jahre vor dem Veranstaltungsjahr bewerben. Die Bewerbungen sind an das Präsidium von Old Tablers Deutschland zum Beiratstreffen, das der Vorbereitung der folgenden Jahresmitgliederversammlungen dient, einzureichen. Es können sich mehrere Tische als gemeinsamer Ausrichter eines AGM bewerben, sofern sich dies regional als zweckmäßig erweist.

2. Ausrichtungsauftrag
Auf Vorschlag des Beirats entscheidet die Mitgliederversammlung, welcher Tisch (bzw. welche Tische) den Auftrag zur Ausrichtung des AGM erhalten.

3. Programm
Allgemeines
Die Gestaltung des Programms soll in Abstimmung mit dem jeweiligen Vizepräsidenten erfolgen, insbesondere was die Planung des OTDspezifischen Teil betrifft. Den Gästen soll auch die Möglichkeit gegeben werden, den Ort bzw. die Umgebung näher kennen zu lernen. Empfehlenswert sind Veranstaltungen mit besonderem lokalem Gepräge. Auf übertriebenen Aufwand soll verzichtet werden. Der Kostenbeitrag je Teilnehmer soll sich in angemessenen Grenzen halten. Das Programm soll dem Gast auch Zeit zur freien Verfügung lassen.

Erster Tag (Freitagabend)
Get together. Zwangloses Beisammensein am Vorabend der Mitgliederversammlung.

Zweiter Tag (Sonnabend)
a) Mitgliederversammlung am Vormittag, an der die Delegierten der Tische teilnehmen.
b) Während der Mitgliederversammlung soll vom Ausrichter für die internationalen Teil-nehmer und Damen ein Gäste-programm angeboten werden.
c) Die Planung der Amtsübergabe an das neue Präsidium erfolgt in Abstimmung mit dem Pastpräsidenten.
d) Der Pastpräsident lädt die internationalen Delegierten persönlich zu einem Empfang ein. Es werden nach einer kurzen Ansprache des Pastpräsidenten die Grußadressen der internationalen und nationalen Vertreter ausgetauscht.
e) Die Gestaltung des Festabends liegt in der Zuständigkeit des Ausrichters.

Dritter Tag (Sonntagvormittag)
Farewell bei freundschaftlichem Zusammensein.

4. Gäste
Zum AGM sind insbesondere einzuladen:
– das Präsidium von 41 International
– die nationalen Präsidenten der Mitglieder von 41 International
– der nationale Präsident von Round Table Deutschland
– die Präsidentinnen von Ladies‘ Circle Deutschland und Tangent Deutschland

Der internationale Präsident sowie der RTD Präsident oder ein anderer offizell von der jeweiligen Organisation entsandter Vertreter und seine Ehefrau/Lebensgefährtin haben freie Teilnahme, Kost und Logis. Die internationale Organisation trägt deren Reisekosten. Sofern Gäste aus befreundeten Clubs (Rotary, Lions o. ä.) sowie von Round Table zum Festabend eingeladen werden, tragen diese grundsätzlich ihre Kosten selbst.

5. Kosten
Grundsätzlich trägt das geschäftliche Risiko der gesamten Veranstaltung der/die ausrichtende(n) Tisch/Tische. Dieses Risiko ist jedoch in Folge des von jedem der Vereinigung angehörenden Tisch zu entrichtenden Ausfallbeitrages abgefedert und kalkulierbar.

Da die Teilnahme am AGM für alle Mitglieder von Old Tablers Deutschland selbstverständlich sein sollte, haben auch das Präsidium und die IRO’s die gesamten Teilnahmegebühren und anfallende Reisekosten persönlich zu tragen.

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