Checklist für Veranstalter von AGM / HYM

Checklist zu OT-Großveranstaltungen

zum Beispiel AGM / HYM

Checklist zu OT-Großveranstaltungen
zum Beispiel AGM / HYM
Aufgabenbeschreibung Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
24 bis 12 Monate vorher
Orgateam zusammenstellen
Lokation Suche für das Welcome
Lokation Suche für die Delegierten-Versammlung
Lokation Suche für den Gala Abend
Lokation Suche für das Farewell
Versicherung für die Veranstaltung
Musikgruppe buchen
Rahmenprogramm 1
Rahmenprogramm 2
Rahmenprogramm 3
Flyer gestalten und drucken
Pins gestalten und bestellen
Catering buchen
Orgateam und Werbung
3 bis 1 Monat vor der Veranstaltung Datum / Dauer
 Urzeit in Std
Kontakt / Planung mit dem OTD Präsidium
Kontakt / Planung mit dem OTD Beitrat
Prüfung der Präsentations-Daten
Einlage-Planung des nächsten Orga-Teams AGM/HYM
Einlage-Planung mit Anlage / Ton-Verstärker
Einlage-Planung mit Beamer
Sonstiges 1
Sonstiges 2
1 Monat vor der Veranstaltung Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
Layout und Bestellung der OT Fahnen
Layout und Bestellung der Namensschilder
Betreuung des Dozenten / Gastredner
Abstimmung Technik
Bestellung Getränke + Fingerfood für Delegierten-Vers.
Beschriftung der Namensschilder
Organisation der Stellplätze für Wohnwagen
Organisation der Kinderhüter 4 Stück
Abholung der Werbegeschenke
Berechnung der Delegiertenversammlung an OTD
Pressereferent
Fotograf
2 bis 1 Woche vor der Veranstaltung
Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
zum Welcome  Urzeit in Std
Vorbereitung der Geschenktaschen
Vorbereitung Richtungspfeile
Einkauf für die Bar
Vorbereitung der Namensschilder
A) WELCOME am Freitag Abend
Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
zum Welcome  Urzeit in Std
Deko 1
Deko 2
Deko 3
Deko 4
Aufbau der Tische
Installation der Lichteffekte
Aufbau der BAR
Aufbau und Deko Welcome
Aufbau und Deko Welcome
Aufbau und Deko Welcome
Aufbau und Deko Welcome
Anlieferung Getränke
Anlieferung Buffet
Aufbau Musik
Parkeinweiser
Einlage 1
Einlage 2
Abendkasse
Abendkasse Registrierung
Abendkasse Registrierung
Devoshop (2 Tische)
Wegräumen von Essen und Gläsern 1
Wegräumen von Essen und Gläsern 2
Wegräumen von Essen und Gläsern 3
Bar Ausschank 1
Bar Ausschank 2
Aufräumen und Abbau 1
Aufräumen und Abbau 2
Aufräumen und Abbau 3
Aufräumen und Abbau 4
B) Delegiertenversammlung Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
Transport zur Tagung
Koordination Technik
DEVO Shop (2 Tische)
Aufbau Tisch-Getränke vormittags
Aufbau Fingerfood für Kaffee-Pause
Aufbau Mittagstisch mit Getränken
Aufbau Tisch-Getränke nachmittags
Abbau Mittagessen
Aufbau Kaffee-Pause
Abbau Kaffee-Pause
Transport zu den Hotels
C) Rahmenprogramm Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
Begleitung Rahmenprogramm 1
Begleitung Rahmenprogramm 2
Begleitung Rahmenprogramm 3
D) Festabend Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
Transport der RT/OT Banner zur Festsaal
Abnahme der Tischordnung/DEKO
Abnahme Technik/Licht
RT/OT Banner Montage
Festrede
Abendkasse 1
Abendkasse 2
Betreuung externer Gäste
E) Farewell Verantwortlich Datum / Dauer Koordinator
 Urzeit in Std
Aufbau
DEVO Shop
Abnahme Aufbau
Aufräumen und Abbau